Vos documents s’empilent et vous vous demandez comment les classer efficacement ? Le classement de documents n’est pas forcément une activité plaisante et, souvent, on peut y consacrer énormément de temps. Vous ne pourriez pas y passer à côté, le classement est un besoin impératif dans une entreprise. Il permet une organisation optimum de son espace de travail.
Info entre pros vous donne des conseils et astuces afin d’organiser au mieux vos documents. Ensuite, il ne reste plus qu’à vous munir de fournitures de bureau adaptées. Paire de ciseaux, classeur, scotch, agrafeuse, trombones, stylo, feutres seront vos alliés !
Prévoyez le mobilier de rangement
Nous vous recommandons de commencer par réserver un ou plusieurs pièces pour le rangement de vos documents dans votre entreprise. Si vous n’avez pas l’espace nécessaire, faîtes l’acquisition de mobiliers de rangements dans chaque bureau : armoires, caissons mobiles, meubles à tiroirs et bibliothèques.
Pensez également à prévoir des accessoires de rangements comme classeurs, pochettes plastiques, chemises de classement, protèges documents, dossiers suspendus et boîtes de classement.
Catégorisez vos documents
Il est essentiel de placer chaque document à une place précise. Factures, devis, échéanciers, etc doivent être rangés à des endroits spécifiques. Surtout ne créer pas une catégorie « divers » car vous finirez par tout y mettre dedans et prendre un temps fou à chercher le document nécessaire.
Ainsi, nous vous conseillons de hiérarchiser vos documents en plusieurs niveaux et par années : votre bureau pour les documents en cours de traitement, une pièce de rangement ou rangement spécifique pour les documents récents mais déjà traités et un endroit éloigné pour les archives.
Étiquetez vos documents par un numéro de référence
Il est primordial de bien nommer chaque document en fonction de leur nature. Chaque classement peut être différent d’une activité à une autre. Il est important de bien classer en fonction de votre activité. Nous vous suggérons d’utiliser les intitulés suivants suivis d’un système de datation pour s’y retrouver facilement :
- « réf…. » pour les documents de référence
- « pro…. » pour les documents relatifs à un projet
- « adm…. » pour les documents administratifs.
Pensez à classer vos documents régulièrement
L’ennemi numéro un du classement est la procrastination. En effet, il est important de prendre du temps au moins une fois par semaine plutôt que de classer une fois par mois ou tous les trimestres. Ainsi, vous ne passerez pas au moins 30 minutes à ranger. Le mieux est de ranger vos documents tous les jours au fur est à mesure que vous les recevez.
Pour cela, nous vous recommandons de prévoir une place sur votre bureau pour les papiers à classer et de jeter les documents inutiles au fur et à mesure.
